W poprzednich częściach naszego cyklu o fundacjach rodzinnych przyjrzeliśmy się ogólnej charakterystyce tej instytucji oraz osobie fundatora i podejmowanym przez niego decyzjom związanym z samym utworzeniem fundacji. Wskazaliśmy także na znaczenie statutu, który stanowi swoistą „konstytucję” fundacji rodzinnej i w znacznej mierze przesądza o jej kształcie.
W dzisiejszym artykule skupimy się na zagadnieniu, które fundator musi obowiązkowo uregulować w statucie, a które zarazem stanowi fundament codziennego funkcjonowania fundacji rodzinnej – mowa o jej organach. Wyjaśnimy, jakie organy ustawodawca przewidział dla fundacji rodzinnej, czym poszczególne organy się zajmują, jakie kompetencje przysługują im z mocy ustawy oraz jaką swobodą dysponuje fundator przy kształtowaniu ich składu i zasad działania. Pokażemy również, jakie rozwiązania domyślne znajdują zastosowanie wówczas, gdy fundator zdecyduje się pozostawić daną kwestię w statucie nieuregulowaną.
Organy fundacji rodzinnej
Następnym kluczowym zagadnieniem, które musi zostać określone w statucie są organy fundacji. Do organów fundacji rodzinnej zalicza się zarząd, radę nadzorczą oraz zgromadzenie beneficjentów. Wyżej wskazane organy tworzą kręgosłup całej fundacji rodzinnej.
Pierwszym wyróżnionym w ustawie organem jest zarząd. Zarząd jest głównym organem reprezentacyjnym fundacji, do jego zadań należy przede wszystkim prowadzenie spraw fundacji rodzinnej oraz reprezentowanie jej. Reprezentacja polega na działaniu w relacjach zewnętrznych czyli na przykład poprzez zaciąganie zobowiązań, zawieranie umów z podmiotami trzecimi oraz reprezentacja fundacji rodzinnej przed sądem. Z kolei do kategorii prowadzenia spraw należą wszelkie czynności, które mają miejsce wewnątrz fundacji – innymi słowy, są to stosunki wewnętrzne pomiędzy zarządem a samą fundacją oraz jej pozostałymi organami. Do kategorii prowadzenia spraw fundacji rodzinnej będzie można zaliczyć między innymi tworzenie, prowadzenie i aktualizowanie listy beneficjentów zgodnie z przepisami ustawy oraz zasadami zawartymi w statucie.
Praktycznie rzecz biorąc, do prowadzenia spraw fundacji rodzinnej zaliczyć należy również takie czynności jak: podejmowanie uchwał zarządu, prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdań finansowych, bieżącą aktualizację spisu mienia, organizację codziennej działalności fundacji, podejmowanie decyzji inwestycyjnych w ramach dozwolonej ustawą działalności gospodarczej, zwoływanie zgromadzenia beneficjentów, a także wykonywanie uchwał podjętych przez pozostałe organy fundacji. Warto przy tym pamiętać o przyjmowanym w doktrynie tzw. domniemaniu kompetencji zarządu, zgodnie z którym wszystkie sprawy fundacji rodzinnej, które nie zostały wyraźnie zastrzeżone dla innego organu (rady nadzorczej, zgromadzenia beneficjentów) albo dla samego fundatora, należą do kompetencji zarządu.
Fundator przy tworzeniu statutu fundacji rodzinnej ma również prawo do określenia składu osobowego zarządu, sposobu reprezentacji fundacji oraz wskazania, czy funkcja członka zarządu sprawowana jest kadencyjnie, czy na czas nieoznaczony. Nie chodzi tu o wskazanie z imienia i nazwiska osób, które fundator chce powołać do zarządu (choć i takie rozwiązanie jest prawnie dopuszczalne), lecz o określenie minimalnej liczby osób, z jakiej zarząd ma się składać. Fundator może również wskazać sposób reprezentacji fundacji na zewnątrz na przykład przesądzić, czy ma być ona samodzielna (każdy członek zarządu działa jednoosobowo), czy też ma opierać się na współdziałaniu dwóch członków zarządu łącznie. Wreszcie fundatorowi przysługuje uprawnienie do ustalenia, czy funkcja członka zarządu sprawowana jest w ramach kadencji (o określonej długości), czy bezterminowo – aż do odwołania albo rezygnacji.
W praktyce statut może w tych kwestiach milczeć – wówczas zastosowanie znajdują dyspozytywne przepisy ustawy o fundacji rodzinnej, które stanowią rozwiązania domyślne. I tak, jeżeli fundator nie określi tych kwestii w statucie:
a) zarząd może być jedno- albo wieloosobowy – ustawa w tej kwestii nie narzuca minimalnej ani maksymalnej liczby członków;
b) w przypadku zarządu jednoosobowego jedyny członek zarządu samodzielnie reprezentuje fundację rodzinną na zewnątrz – wynika to z natury rzeczy, skoro nie ma kogo z kim współdziałać;
c) w przypadku zarządu wieloosobowego fundację rodzinną reprezentuje dwóch członków zarządu działających łącznie;
d) kadencja członka zarządu wynosi trzy lata, przy czym członek zarządu może być powoływany na kolejne kadencje – ustawa nie wprowadza w tym zakresie żadnego limitu.
Następnym organem wyróżnionym w ustawie jest rada nadzorcza. Powołanie tego organu jest co do zasady fakultatywne co oznacza, że Fundator nie musi w ogóle powoływać rady nadzorczej. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której liczba beneficjentów przekracza dwadzieścia pięć osób. Wtedy ustanowienie rady nadzorczej jest obowiązkiem fundatora.
Rada nadzorcza pełni funkcje nadzorcze w stosunku do zarządu w zakresie przestrzegania prawa i postanowień zawartych w statucie. W literaturze wskazuje się, że badanie zgodności z prawem i statutem fundacji oznacza badanie zgodności z interesem beneficjentów i samej fundacji. Należy jednak pamiętać, że Nadzór nie obejmuje prawa do oceny celowości, adekwatności czy użyteczności danych posunięć zarządu fundacji rodzinnej, zaś prawo do kontroli powinno być wykonywane zgodnie ze wskazanymi w ustawie kryteriami.
Fundator może rozszerzyć kompetencji rady nadzorczej na przykład poprzez zobowiązanie zarządu do uzyskania zgody rady nadzorczej przed dokonaniem czynności. Na marginesie należy zaznaczyć, że nieuzyskanie przez zarząd takiej zgodny nie będzie oznaczało co do zasady nieważności czynności prawnej.
Ostatnim wyróżnionym w ustawie organem jest zgromadzenie beneficjentów, które stanowi organ uchwałodawczy w całej strukturze fundacji. Co oczywiste zgromadzenie beneficjentów tworzą beneficjenci, ale tylko ci, którym w statucie przyznano uprawnienie do uczestnictwa w nim. Oznacza to, że obowiązkiem fundatora jest określenie przez fundatora, kto będzie uprawniony do udziału w takim zgromadzeniu. Fundator w tej kwestii ma niemal całkowitą swobodę. Może na przykład określić, że w zgromadzeniu beneficjentów mogą wyłącznie brać beneficjenci, którzy posiadają pełną zdolność do czynności prawnych oraz są spokrewnieni z fundatorem w linii prostej.
Zgromadzenie beneficjentów decyduje o najważniejszych sprawach fundacji rodzinnej i podejmuje decyzje w formie uchwał. Do jego kluczowych ustawowych kompetencji, wynikających z ustawy, należą: rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego fundacji rodzinnej za poprzedni rok obrotowy, udzielenie absolutorium członkom organów fundacji rodzinnej z wykonania przez nich obowiązków, podział lub pokrycie wyniku finansowego netto oraz wybór firmy audytorskiej w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe fundacji podlega badaniu.
Istotne jest tutaj, że ustawa o fundacji rodzinnej wzorem k.s.h., przewiduje sankcję bezwzględnej nieważności dla czynności prawnej dokonanej przez fundację rodzinną bez wymaganej ustawą uchwały zgromadzenia beneficjentów. Innymi słowy, jeżeli zarząd dokonuje w imieniu fundacji czynności prawnej, do której ustawa wymaga uprzedniej uchwały zgromadzenia beneficjentów, a takiej uchwały brak, czynność ta jest nieważna z mocy prawa.
Zwoływanie zgromadzenia beneficjentów regulowane jest w art. 71 u.f.r. Zasadą jest, że kompetencja w tym zakresie przysługuje zarządowi fundacji rodzinnej – chyba że statut stanowi inaczej i powierza to zadanie innemu podmiotowi. Ustawa przewiduje jednak szereg sytuacji szczególnych, w których prawo zwołania zgromadzenia przechodzi na inne osoby. Statut może ponadto przewidywać przypadki, w których beneficjenci mogą żądać od zarządu zwołania zgromadzenia – w żądaniu należy określić proponowany porządek obrad, przy czym beneficjent występujący z żądaniem zachowuje wyłączne prawo do jego późniejszego odwołania. Gdyby zarząd w terminie dwóch tygodni od otrzymania żądania nie zwołał zgromadzenia z porządkiem obrad zgodnym z treścią żądania, sąd rejestrowy – po uprzednim wezwaniu zarządu do złożenia wyjaśnień – może upoważnić wnioskującego beneficjenta do samodzielnego zwołania zgromadzenia, wyznaczając jednocześnie jego przewodniczącego.
Jak widać, ustawa o fundacji rodzinnej w sposób ramowy reguluje strukturę organów fundacji rodzinnej, pozostawiając fundatorowi znaczną swobodę w dostosowaniu jej do indywidualnych potrzeb rodziny oraz charakteru zgromadzonego majątku. Trzy organy – zarząd, rada nadzorcza oraz zgromadzenie beneficjentów – tworzą system wzajemnie uzupełniających się kompetencji: zarząd prowadzi sprawy fundacji i reprezentuje ją na zewnątrz, rada nadzorcza (o ile została ustanowiona) sprawuje funkcję kontrolną w zakresie zgodności działania zarządu z prawem i statutem, a zgromadzenie beneficjentów rozstrzyga o najważniejszych kwestiach finansowych i organizacyjnych fundacji. To, jak ten układ kompetencji będzie w praktyce wyglądał w konkretnej fundacji rodzinnej, zależy w decydującej mierze od fundatora i postanowień skrojonego przez niego statutu – dlatego tak istotne jest staranne przemyślenie tych zapisów już na etapie tworzenia fundacji.
W kolejnych częściach tej serii skupimy się na zagadnieniach, których w niniejszym wpisie świadomie nie poruszyliśmy, a które mają fundamentalne znaczenie praktyczne dla każdej fundacji rodzinnej. Przedmiotem najbliższych artykułów będą między innymi: kwestie podatkowe dotyczące fundacji rodzinnej (w szczególności opodatkowanie CIT-em oraz świadczeń wypłacanych na rzecz beneficjentów), obowiązkowy audyt fundacji rodzinnej, a także inne ciekawe i często sporne zagadnienia związane z funkcjonowaniem fundacji rodzinnej w Polsce. Zachęcamy do śledzenia kolejnych wpisów.
Kancelaria Adwokacka Saska Legal oferuje kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców, w tym wszelkiego rodzaju inwestycji i transakcji, dostosowaną do specyficznych potrzeb biznesowych. Nasz zespół doświadczonych adwokatów zapewnia profesjonalne wsparcie na każdym etapie działalności gospodarczej, pomagając przedsiębiorcom w zarządzaniu ryzykiem prawnym i osiąganiu celów biznesowych.
Masz pytania? Skontaktuj się z nami: biuro@saska-legal.pl
Autor: Antoni Bukszyński